Hur gör man en underhållsplan?

Att en underhållsplan är ett långsiktigt och strukturerat sätt att hålla underhållskostnader nere och fastighetsvärdet högt råder det ingen tvekan om. Men att underhållsplanera en fastighet är inte så lätt som det kanske låter. Beroende på bl.a. fastighetens ålder, utformning, material, konstruktion och skick krävs mer eller mindre omfattande arbete för att ta fram en riktig underhållsplan som tar hänsyn till fastighetens unika förutsättningar och kopplar ihop dessa med den ekonomiska planeringen. Det kan handla om allt ifrån att avgöra när ett rum skall målas om eller en termostat skall bytas ut, till att bestämma livslängden av ett ventilationsaggregat eller avgöra skicket på en putsfasad. Det är ett arbete som kräver expertis och stort engagemang. Därför följer här några nyttiga tips och tricks som kan vara bra när ni skall göra en underhållsplan. Så här brukar processen se ut:

Steg 1 – Förstudie

För att få alla de fördelar som underhållsplaneringen medför är det viktigt att arbetsmetodiken anpassas till fastighetens och fastighetsägarens förutsättningar. Det första steget är att inventera fastigheten eller fastigheterna som ska ingå i planeringen. Viktiga faktorer är bl.a. byggår, storlek, utformning och konstruktion.

Steg 2 – Informationsinsamling

Arbetet med att ta fram en riktigt bra underhållsplan underlättas betydligt med bra underlag. Ritningar, besiktningsprotokoll och inventarielistor är utmärkta verktyg som kan spara mycket tid och höja kvalitén på slutresultatet. När ni ändå är igång med insamlingen – se även till att digitalisera och sortera all dokumentation! En utmärkt investering.

Steg 3 – Besiktning

Under besiktningen gås alla delar av fastigheten som ska ingå i planen igenom i detalj. Nuvarande skick analyseras, underhållsåtgärder fastställs och mängder för alla komponenter noteras. Detta arbete kräver kunskap om material, konstruktion och tekniska installationer. Åtgärderna förses sedan med år för genomförande, med vilket tidsintervall de bör upprepas, styckpris, mängd och enhet. Med denna data kan kompletta kostnader beräknas för samtliga åtgärder. Att göra korrekta bedömningar av nuvarande status, lämplig åtgärd samt intervall och priser för åtgärder kräver kunskap och tillgång till aktuella prisuppgifter.

Steg 4 – Sammanställning

Efter all information och erfarenhetsvärden är insamlade är det dags att sammanställa underhållsplanen så att det är lätt för alla, lek- som fackmän, att förstå, tolka och använda den. Här bör stor möda läggas på att göra redovisningen enkel och tydlig, annars är risken att planen blir en hyllvärmare som ingen kan använda aktivt i förvaltningen. Underhållsplanen bör som allra minst omfatta vilka åtgärder som ska genomföras med tillhörande kostnader. En bra underhållsplan utförd av en fackman bör också ha en tydlig redovisning av besiktningens resultat i ord och bild för att förstärka förståelse och motivera de föreslagna åtgärderna. Allra sist ska åtgärderna kopplas till den ekonomiska planeringen: vanligtvis genom en slutsats om lämplig avsättningsnivå till fonden för underhåll.

Steg 5 – Att arbeta med underhållsplanen

En underhållsplan görs ju knappast för att den skall bara vara gjord, utan för att den skall leda till en effektivare förvaltning och sänkta kostnader. Därför är det viktigt att man på ett så effektivt sätt som möjligt applicerar planen i praktiken. Detta gör man enklast genom att avgöra vilka åtgärder som är mest akuta, prognosticerar för framtiden samt bestämmer en rimlig summa som årligen går till avsättningsfonden för att klara det kommande planerade underhållet. Därefter bockas åtgärderna i planen av under året, varpå planen uppdateras så att den kan ligga till grund för nästa års budget och projektplanering.

För att underlätta underhållsplaneringen ger vi här ett enkelt exempel på hur man enkelt kan lägga upp besiktningsprotokollet om man vill försöka göra sin egen underhållsplan:

Typ Senast gjord Intervall Nästa åtgärd Mängd A-pris
Målning av träfönster 1984 20 år 2004 14 st 250
Byte belysning trappa 1984 30 år 2014 29 st 1500
Grovstädning garage 1995 5 år 2012 176 m2 100

Det är väldigt viktigt att en underhållsplan blir så korrekt och verklighetstrogen som möjligt då den årliga avsättningen för planerat underhåll baseras på dokumentet. Det skapar inte bara massa merjobb och oväntade utgifter när en underhållsplan inte stämmer, utan kan även leda till osämja i föreningens styrelse och ett sänkt förtroende bland de boende.

 

Vill du se ett exempel på hur en underhållsplan som är gjord av en professionell underhållsplanerare kan se ut?

Beställ ett exempel på en underhållsplan