Varför behövs en underhållsplan?

Med en bra underhållsplan får du total kontroll på såväl underhållskostnaderna som på husets skick. Genom att kunna planera underhållet i tid och slippa akutåtgärder finns det stora pengar att spara.

Underhållsplan

En fastighet är en stor tillgång, för en brf den allra största. Det gäller att förvalta denna tillgång så att den inte förfaller och förlorar sitt värde. Att underhålla en fastighet är dock en mycket komplex uppgift. Det handlar inte bara om att måla om då och då och byta saker som går sönder, vilket är en vanlig inställning. Fokus bör ligga på de stora åtgärderna som behöver planeras och sparas till i god tid. Det är här en underhållsplan kommer in i bilden.

En bra underhållsplan är oerhört viktig för en brf som är mån om sin fastighet. Underhållsplanen hjälper bostadsrättsföreningen att planera och strukturera förvaltningen. Den sparar också pengar åt föreningen eftersom akutåtgärder undviks och underhållsåtgärderna kan samordnas på ett effektiv sätt.

 

Fastigheter är komplexa

I en fastighet finns det ett myller av olika komponenter. Det är byggnadsdelar, olika material, installationer, teknik och mycket mer. Alla delar åldras olika snabbt och har olika underhållsbehov. Genom att bara låta tiden ha sin gång och åtgärda problem först när de uppstår kan man som fastighetsägare få riktiga kallduschar. Om vi som exempel tar ett ventilationssystem så behöver det underhållas regelbundet och bytas innan det blir dåligt. Annars riskerar man stora kostnader för mögelsanering och renovering, för att inte tala om den försämrade boendemiljön som blir i fastigheten. Man riskerar att människor tvingas vistas i en dålig och kanske även skadlig miljö i lång tid innan problemet upptäcks.

Jämför med motorn på en bil som ska in på regelbunden och förbestämd service även om bilen tycks fungera alldeles utmärkt. Struntar man i detta kan det istället få väldigt stora och dyra konsekvenser och om det går riktigt illa kan hela motorn rasa. Det har visat sig att kunskapen om hur viktigt det är att ha en professionell underhållsplan utförd av en kunnig expert samt att uppdatera och efterfölja denna är bristfällig. Detta såväl hos bostadsrättsföreningar som större fastighetsägare inom den privata och offentliga sektorn.

Hör av dig för frågor eller offert för underhållsplan från någon av våra partners!

Vad är en underhållsplan?

En underhållsplan är ett planeringsverktyg som behövs för att kunna förvalta en fastighet. Den beskriver vad som behöver göras med egendomen, när samt hur mycket det kommer att kosta i ett långt tidsperspektiv framåt. En underhållsplan är fastighetsägarens huvudsakliga verktyg för den långsiktiga förvaltningen. En sådan kan hjälpa till att sänka kostnaderna och maximera värdet över tid. Enkelt förklarat kan den beskrivas som en sammanställning över:

VAD som ska göras
NÄR det ska göras
KOSTNADEN för vad som skall göras

 

Skärmdump ifrån webbverktyget Planima

Bilden är tagen ifrån det webbaserade underhållsplaneringsverktyget Planima

En underhållsplan specificerar fastighetens framtida underhållsbehov och vilka åtgärder som behövs vidtas inom en viss tid. Vanligtvis löper underhållsplanerna på 10 – 30 år. Generellt sett gäller att ju längre tid underhållsplanen överblickar, desto större kontroll får man över framtida underhållskostnader. I en underhållsplan ingår framtida planerade behov som till exempel fasadmålning, fönsterbyte och liknande åtgärder. Det ingår alltså inte löpande reparationer eller oförutsedda händelser som till exempel vattenskador, inbrottsskador eller dylikt.

Underhållsplanens syfte

Syftet med en underhållsplan är att bostadsrättsföreningen ska vara förberedda inför framtida underhållsbehov och de kostnader detta medför. Dessutom att göra det lättare att sprida ut kostnaderna för underhållet på en längre period. Eftersom fastigheten är bostadsrättsföreningens viktigaste tillgång så är det mycket viktigt att värdet på denna bevaras. Om föreningen låter upprätta en bra underhållsplan och börjar arbeta utifrån ökas förutsättningarna dramatiskt för att den ska bibehålla och öka sitt värde på sikt. Genom att ha planerat underhåll blir det enklare för bostadsrättsföreningen att ha en jämnare boendekostnad för sina medlemmar, och dessutom spara pengar på sikt. Genom att ha budgeterat för underhållet så slipper man ta lån eller höja avgifterna för de boende för att kunna bekosta underhållet. En välgjord underhållsplan minskar dessutom oftast behovet av akuta reparationer och leder därför till lägre kostnader för bostadsrättsföreningen.

En fastighet som hålls i bra skick ger följande fördelar för bostadsrättsföreningen:

  • lägre kostnader för drift och underhåll
  • högre marknadsvärde på fastighet och lägenheter
  • lägre försäkringspremier
  • fördelaktigare lånevillkor och ränta
  • jämnare avgiftsutveckling
  • minimerad risk för plötsliga avgiftshöjningar orsakade av dyra akuta reparationer

Med en bra underhållsplan underlättas även ett systematiskt arbete med att sänka förbrukningar och därmed ge en lägre miljöpåverkan.

 

Mer information om webverktyget Planima hittar du på Planimas hemsida.

Hur gör man en underhållsplan?

Att en underhållsplan är ett långsiktigt och strukturerat sätt att hålla underhållskostnader nere och fastighetsvärdet högt råder det ingen tvekan om. Men att underhållsplanera en fastighet är inte så lätt som det kanske låter. Beroende på bl.a. fastighetens ålder, utformning, material, konstruktion och skick krävs mer eller mindre omfattande arbete för att ta fram en riktig underhållsplan. Denna bör ta hänsyn till fastighetens unika förutsättningar och kopplar ihop dessa med den ekonomiska planeringen. Det kan handla om allt ifrån att avgöra när ett rum skall målas om eller en termostat skall bytas ut, till att bestämma livslängden av ett ventilationsaggregat. Eller avgöra skicket på en putsfasad. Det är ett arbete som kräver expertis och stort engagemang. Därför följer här några nyttiga tips och tricks som kan vara bra när ni skall göra en underhållsplan. Så här brukar processen se ut:

Underhållsplan brf

Steg 1 – Förstudie

För att få alla de fördelar som underhållsplaneringen medför är det viktigt att arbetsmetodiken anpassas till fastighetens och fastighetsägarens förutsättningar. Det första steget är att inventera fastigheten eller fastigheterna som ska ingå i planeringen. Viktiga faktorer är bl.a. byggår, storlek, utformning och konstruktion.

Steg 2 – Informationsinsamling

Arbetet med att ta fram en riktigt bra underhållsplan underlättas betydligt med bra underlag. Ritningar, besiktningsprotokoll och inventarielistor är utmärkta verktyg som kan spara mycket tid och höja kvalitén på slutresultatet. När ni ändå är igång med insamlingen – se även till att digitalisera och sortera all dokumentation! En utmärkt investering.

Steg 3 – Besiktning

Under besiktningen gås alla delar av fastigheten som ska ingå i planen igenom i detalj. Nuvarande skick analyseras, underhållsåtgärder fastställs och mängder för alla komponenter noteras. Detta arbete kräver kunskap om material, konstruktion och tekniska installationer. Åtgärderna förses sedan med år för genomförande, med vilket tidsintervall de bör upprepas, styckpris, mängd och enhet. Med denna data kan kompletta kostnader beräknas för samtliga åtgärder. Att göra korrekta bedömningar av nuvarande status, lämplig åtgärd samt intervall och priser för åtgärder kräver kunskap och tillgång till aktuella prisuppgifter.

Steg 4 – Sammanställning

Efter all information och erfarenhetsvärden är insamlade är det dags att sammanställa underhållsplanen så att det är lätt för alla, lek- som fackmän, att förstå, tolka och använda den. Här bör stor möda läggas på att göra redovisningen enkel och tydlig, annars är risken att planen blir en hyllvärmare som ingen kan använda aktivt i förvaltningen. Underhållsplanen bör som allra minst omfatta vilka åtgärder som ska genomföras med tillhörande kostnader. En bra underhållsplan utförd av en fackman bör också ha en tydlig redovisning av besiktningens resultat i ord och bild. Detta för att förstärka förståelse och motivera de föreslagna åtgärderna. Allra sist ska åtgärderna kopplas till den ekonomiska planeringen: vanligtvis genom en slutsats om lämplig avsättningsnivå till fonden för underhåll.

Steg 5 – Att arbeta med underhållsplanen

En underhållsplan görs ju knappast för att den skall bara vara gjord, utan för att den skall leda till en effektivare förvaltning och sänkta kostnader. Därför är det viktigt att man på ett så effektivt sätt som möjligt applicerar planen i praktiken. Detta gör man enklast genom att avgöra vilka åtgärder som är mest akuta och prognosticerar för framtiden. Man bestämmer sedan en rimlig summa som årligen går till avsättningsfonden för att klara det kommande planerade underhållet. Därefter bockas åtgärderna i planen av under året, varpå planen uppdateras så att den kan ligga till grund för nästa års budget och projektplanering.

För att underlätta underhållsplaneringen ger vi här ett enkelt exempel på hur man enkelt kan lägga upp besiktningsprotokollet om man vill försöka göra sin egen underhållsplan:

TypSenast gjordIntervallNästa åtgärdMängdA-pris
Målning av träfönster198420 år200414 st250
Byte belysning trappa198430 år201429 st1500
Grovstädning garage19955 år2012176 m2100

Det är väldigt viktigt att en underhållsplan blir så korrekt och verklighetstrogen som möjligt då den årliga avsättningen för planerat underhåll baseras på dokumentet. Det skapar inte bara massa merjobb och oväntade utgifter när en underhållsplan inte stämmer, utan kan även leda till osämja i föreningens styrelse och ett sänkt förtroende bland de boende.

 

Vill du se ett exempel på hur en underhållsplan som är gjord av en professionell underhållsplanerare kan se ut?

Beställ ett exempel på en underhållsplan

Är det lag på att ha underhållsplan?

En fråga vi ofta får angående underhållsplanering av bostadsrättsföreningar.

Många bostadsrättsföreningar som funderar på underhållsplanering ställer samma fråga: ”Är det lag på att ha en underhållsplan?”. Vårt svar brukar bli ”Ja, nästan!” Faktum är att det inte står entydigt i någon lagtext att bostadsrättsföreningar ska ha just en underhållsplan. Men flera lagtexter tangerar området och antyder att en sådan bör finnas.

Följande avsnitt är de viktigaste när det gäller underhållsplanering:

Bostadsrättslagen

7 kap 4§ ”Sedan tillträde medgetts är föreningen skyldig att hålla lägenheten, huset och marken i gott skick, i den mån ansvaret inte enligt 12 § vilar på bostadsrättshavaren.”

9 kap 5§ ”Bostadsrättsföreningens stadgar skall ange […] de grunder enligt vilka medel skall avsättas för att säkerställa underhållet av föreningens hus”

Plan- och Bygglagen

8 kap 14 § ”Ett byggnadsverk ska hållas i vårdat skick och underhållas så att dess utformning och de tekniska egenskaper som avses i 4 § i huvudsak bevaras. Underhållet ska anpassas till omgivningens karaktär och byggnadsverkets värde från historisk, kulturhistorisk, miljömässig och konstnärlig synpunkt. Om byggnadsverket är särskilt värdefullt från historisk, kulturhistorisk, miljömässig eller konstnärlig synpunkt, ska det underhållas så att de särskilda värdena bevaras.”

Boverkets Byggregler (BBR) – Föreskrifter och allmänna råd

2:51 ”Innan byggnader eller delar av dem tas i bruk bör det finnas skriftliga instruktioner för hur och när idrifttagande och provning samt skötsel och underhåll ska utföras. Detta för att de krav på byggnader och deras installationer som följer av dessa föreskrifter och av huvudförfattningarna ska uppfyllas under brukstiden. Vid ändring av byggnader kan befintliga instruktioner behöva kompletteras eller uppdateras.Dokumentationen ska anpassas till byggnadens användning samt till installationernas omfattning och utformning. […] En plan för periodiskt underhåll bör omfatta 30 år.”

Slutsats: Det är “nästan” lag på att ha en underhållsplan.

Sammantaget anser vi att det inte råder någon tvekan om vad lagstiftarna vill uppnå: att säkerställa att bostadsrättsföreningen underhåller fastigheten på ett långsiktigt vis som ser till byggnadens, människans och omgivningens bästa. Det ska dessutom finnas en långsiktig plan eller instruktion för hur underhållet ska skötas. Dessutom bestämmelser för hur medel ska avsättas för att finansiera underhållet. En riktig underhållsplan som innehåller en avsättningsanalys för underhållsfonden ser till att föreningen gott och väl uppfyller de krav som de olika lagarna ställer.

Det är dock inte lagarna som är huvudanledningen till att skaffa en underhållsplan, vilket vi också brukar påpeka. En bra underhållsplan ligger till grund för hela förvaltningen och hjälper föreningen att få full koll på huset, spara pengar, effektivisera förvaltningen och höja värdet på lägenheterna på sikt. En bättre investering är svår att hitta.

Läs mer nedan:

Bostadsrättslagen

Plan- och Bygglagen

Boverkets Byggregler

Sustend Underhållsplan