Hur gör man en underhållsplan?
Att underhållsplanering är ett långsiktigt och strukturerat sätt att sänka underhållskostnaderna och höja fastighetsvärdet råder det ingen tvekan om. Men att underhållsplanera en fastighet är inte så lätt som det kanske låter. Beroende på bl.a. fastighetens ålder, konstruktion och skick krävs ett mer eller mindre omfattande arbete för att ta fram en riktig underhållsplan som tar hänsyn till fastighetens unika förutsättningar och kopplar ihop dessa med den ekonomiska planeringen. Det kan handla om allt ifrån att avgöra när ett rum skall målas om eller en termostat skall bytas ut, till att bestämma livslängden på ett ventilationsaggregat eller avgöra skicket på en putsfasad. Det är ett arbete som kräver expertis och stort engagemang. Därför följer här några nyttiga tips och tricks som kan vara bra när ni skall göra en underhållsplan. Så här brukar processen se ut:
Steg 1 – Förstudie
För att få alla de fördelar som underhållsplaneringen medför är det viktigt att arbetsmetodiken anpassas till fastighetens och fastighetsägarens förutsättningar. Det första steget är att inventera fastigheten eller fastigheterna som ska ingå i planeringen. Viktiga faktorer är bl.a. byggår, storlek, utformning och konstruktion.
Steg 2 – Informationsinsamling
Arbetet med att ta fram en riktigt bra underhållsplan underlättas betydligt med bra underlag. Ritningar, besiktningsprotokoll och inventarielistor är utmärkta verktyg som kan spara mycket tid och höja kvalitén på slutresultatet. När ni ändå är igång med insamlingen – se även till att digitalisera och sortera all dokumentation! En utmärkt investering.
Steg 3 – Besiktning
Under besiktningen gås alla delar av fastigheten som ska ingå i planen igenom i detalj. Nuvarande skick analyseras. Underhållsåtgärder fastställs. Mängder för alla komponenter noteras. Detta arbete kräver kunskap om material, konstruktion och tekniska installationer. Åtgärderna förses sedan med år för genomförande, med vilket tidsintervall de bör upprepas, styckpris, och mängd och enhet. Med denna data kan kompletta kostnader beräknas för samtliga åtgärder. Att göra korrekta bedömningar av nuvarande status, lämplig åtgärd samt intervall och priser för åtgärder kräver kunskap och tillgång till aktuella prisuppgifter.
Steg 4 – Sammanställning
Efter att all information och alla värden är insamlade är det dags att sammanställa underhållsplanen. Det bör göras så att det är lätt för alla, lek- som fackmän, att förstå, tolka och använda den. Här bör stor möda läggas på att göra redovisningen enkel och tydlig, annars är risken att planen blir en hyllvärmare som inte används aktivt i förvaltningen. Underhållsplanen bör som allra minst omfatta vilka åtgärder som ska genomföras med tillhörande kostnader. En bra underhållsplan bör också ha en tydlig redovisning av besiktningens resultat i ord och bild för att förstärka förståelsen och motivera föreslagna åtgärder. Allra sist ska åtgärderna kopplas till den ekonomiska planeringen, vanligtvis genom en slutsats om lämplig avsättning till fastighetens fond för yttre underhåll, underhållsfonden.
Steg 5 – Att arbeta med underhållsplanen
En underhållsplan görs ju knappast för att den skall bara vara gjord, utan för att den skall leda till sänkta kostnader och effektivare förvaltning. Därför är det viktigt att man på ett så effektivt sätt som möjligt applicerar underhållsplanen i praktiken. Detta gör man genom att avgöra vilka åtgärder som är mest akuta, prognosticera för framtiden samt bestämma en rimlig avsättning till underhållsfonden för att klara kommande planeray underhåll. Därefter bockas åtgärderna i planen av under året, varpå planen uppdateras så att den kan ligga till grund för nästa års budget och projektplanering.
För att underlätta underhållsplaneringen ger vi här ett enkelt exempel på hur man enkelt kan lägga upp besiktningsprotokollet om man vill försöka göra sin egen underhållsplan:
Det är väldigt viktigt att en underhållsplan blir så korrekt och verklighetstrogen som möjligt eftersom avsättningen till underhållsfonden baseras på den. En bristfällig underhållsplan skapar inte bara merjobb och oväntade utgifter, utan kan även leda till osämja i bostadsrättsföreningens styrelse och ett sänkt förtroende bland de boende.
