När underhållsplanen är klar – hur använder man den?

Nåja, nu är rubriken egentligen felaktig. En underhållsplan blir aldrig ”klar”. När en första underhållsplan är framtagen påbörjas ett kontinuerligt arbete. Här är det viktigt att förstå att det egentligen inte är planen man arbetar med, det är fastighetsförvaltningen som är det huvudsakliga arbetet. Underhållsplanen är det verktyg som möjliggör välplanerad och kostnadseffektiv fastighetsförvaltning. Uppdateringen av underhållsplanen ska alltså inte ses som något merarbete som ligger utanför det egentliga förvaltningsarbetet.

Koppla underhållsplanen till budgeten

Med hjälp av underhållsplanen är nu en ungefärligt snittkostnad för underhåll per år känd. Jämför denna siffra med föreningens aktuella avsättning till underhållsfonden. Det är inte osannolikt att avsättningen är lite för låg. Eller i en del fall väldigt mycket för låg. Hur mycket avsättningen behöver höjas, vad en underhållsfond är, och hur styrelsen kan tänka kring finansieringen, kan du läsa mer om på sidan som handlar om ekonomisk analys och underhållsfond.

Håll underhållsplanen aktuell

Underhållsplanen bör uppdateras varje gång en underhållsåtgärd genomförts. Årtalet då åtgärden genomfördes förs in i planen, likaså vilket årtal åtgärden beräknas behöva utföras nästa gång. Eftersom man nu har facit på hur mycket åtgärden faktiskt kostade att genomföra så är det också lämpligt att justera den uppskattade kostnad som är angiven i planen inför nästa gång åtgärden ska utföras.

Planera in åtgärder för de närmsta åren i lämpliga projekt

Se över vilka åtgärder som är enligt planen är aktuella de närmsta åren. Finns det några av dessa som är lämpliga att slå ihop och utföra samtidigt? Det blir ofta mer kostnadseffektivt, samtidigt som man minskar olägenheterna för medlemmarna. Planera inte för större åtgärder samma år som de ska genomföras, utan börja senast året innan. Entreprenörer blir snabbt uppbokade, och att vara sent ute kan i “bästa” fall innebära endast ett högre pris, och i sämsta fall att det inte ens går att hitta en entreprenör som har tid att åta sig projektet.

För omfattande och kostsamma åtgärder kan det vara lämpligt att anlita en byggprojektledare som företräder er genom hela processen; från planering och upphandling till genomförande och kvalitetssäkring.

Besiktiga fastigheten och omprioritera åtgärder

Kanske behöver åtgärder prioriteras om och flyttas i tid? Låt oss säga att nästa års stora åtgärd enligt planen är omasfaltering av gångvägar, och en fasadmålning är inplanerad först om 5 år. Men det var 10 år sedan dessa bedömningar gjordes. Vid en ny statusbesiktning kanske det visar sig att asfalten på gångvägarna är i ovanligt gott skick samtidigt som fasaden uppvisar ett målningsbehov som är större än förväntat. En årlig översyn av fastigheten bör därför göras. Med 5-7 års mellanrum görs med fördel en något mer grundlig besiktning, gärna av en byggtekniskt kunnig besiktningsman som kan stämma av fastighetens skick mot åtgärderna i underhållsplanen.

Uppdatera kostnadsuppskattningarna

Eftersom det alltid sker en inflation och prisutveckling behöver kostnadsuppskattningarna justeras då och då. Ett större projekt som lades in i underhållsplanen för ett decennium sedan kommer naturligtvis att kosta mer än vad som då angavs. Vid någon tidpunkt kommer även avsättningsnivån att behöva justeras.

Känns det bökigt? Det finns hjälp!

Det är onekligen ganska omständligt att utföra alla dessa justeringar manuellt i ett exceldokument. Om ni vill underlätta arbetet med underhållsplaneringen rekommenderar vi att ni tar en titt på Planima, en webbtjänst som är skapad just för underhållsplanering av fastigheter. I Planima kan åtgärder enkelt grupperas i olika kategorier, åtgärder flyttas enkelt från år till år, priser justeras automatiskt mm. Tjänsten ger en oöverträffad översikt och möjlighet att testa sig fram och se hur budgeten påverkas av att åtgärder flyttas från ett år till ett annat mm. Fastighetskonsulten Sustend skapar underhållsplaner med hjälp av Planima, så om ni vill ha hjälp med underhållsplaneringen och väljer en Sustend Underhållsplan så är arbetet med att lägga in underhållsåtgärderna i systemet redan gjort.