Underhållsfond eller yttre fond

Underhållsfonden kan också kallas exempelvis fond för yttre underhåll, reparationsfond, yttre fond eller liknande. Oavsett vad man väljer att kalla den så är det några saker som är viktiga att tänka på när man planerar ekonomin.

Det finns inga pengar i en underhållsfond

De flesta människor förknippar ordet “fond” med en stor summa pengar varifrån ekonomiska medel kan hämtas för diverse ändamål. Därför är ordet “underhållsfond” tyvärr mycket förledande. I en bostadsrättsförenings fall är nämligen underhållsfonden inga sparade pengar, utan helt enkelt bara en bokföringsmässig rad i balansräkningen som syftar till att jämna ut kostnaderna för underhållet bokföringsmässigt över flera år.

Detta är extremt viktigt för en styrelse att förstå. Man behöver inte nödvändigtvis förstå de bokföringstekniska aspekterna, eller varför det ens ska finnas en post som kallas underhållsfond i bokföringen. Det viktiga är att inse att underhållsfonden inte finns i verkligheten, den innehåller inte några riktiga, sparade pengar.

Underhållsfonden är alltså inte något konto med sparade pengar att ösa ur när det är dags för underhåll. Även om underhållsfonden enligt årsredovisningen uppgår till ett par miljoner finns det inga pengar att betala med i underhållsfonden.

Begreppet är därför, med all rätt, omtvistat.

Avsättning till underhållsfonden

Underhållsplanen bör ha resulterat i en uppskattning av bostadsrättsföreningens årliga snittkostnad för underhåll. Rimligen bör summan hamna någonstans mellan 120-300 kr/m². Avsättningen till underhållsfonden bör stå i paritet till denna snittkostnad.

Det som kallas avsättning till underhållsfonden är en endast bokföringsmässig transaktion.  Genom att reservera medel till den yttre fonden förs kapitalet från fritt eget kapital till bundet eget kapital. Vid uttag ur fonden gäller det omvända, kapitalet förs från bundet till fritt eget kapital i balansräkningen.

En avsättning till underhållsfonden är således ingen som helst garanti för det finns pengar till fastighetsunderhållet.

Genom att göra en avsättningsanalys och jämföra hur underhållsfondens saldo påverkas av framtida insättningar och de uttag som beräknats med hjälp av underhållsplanen kan man tydligt se om nuvarande avsättning är tillräcklig. Nedanstående tabell är ett exempel på en avsättningsanalys för en verklig fastighet, hämtad ifrån Planima.

Tabell som visa skillnaden mellan nuvarande avsättning och rekommenderad avsättning till yttre fond

 

Budgetering för underhåll

Varje seriös styrelse bör fundera noga, och i god tid, på hur man ska budgetera för föreningens underhåll. Ska man spara pengar på ett konto, ska man låna till underhållskostnaderna, kan man finansiera det på något annat sätt? Om man tänker sig att lösningen är ett lån så bör man fundera över hur ökade räntekostnader kan komma att påverka föreningens, och medlemmarnas, ekonomi. Glöm inte att bostadsrättsinnehavare löper dubbel risk vid höjda räntor.

Det finns inget standardsvar på vilken lösning som är bäst. Generellt gäller naturligtvis att bostadsrättsföreningens ekonomi blir stabilast om skuldkvoten (se förklaring nedan) är låg. Men om föreningen redan är lågt belånad och kassaflödet räcker till att täcka räntekostnader och amortering så kan lån som kapar topparna på kostnaderna vid större “underhållsvågor” absolut vara en bra lösning.

Även om det inte finns en allmängiltig lösning som är bäst för alla situationer så finns det i varje fall en som utan tvekan är absolut sämst. Det är att bara avvakta. Väntar man med att planera underhållsbudgeten tills underhållsbehovet gör sig påmint så är det stor risk att det kommer leda till betydande och plötsliga avgiftshöjningar för de boende.

Skuldkvot och räntekänslighet

När en bostadsrättsförenings ekonomi analyseras beräknar man bland annat skuldkvot och räntekänslighet. Dessa värden visar hur känslig föreningen är för ränteökningar eller ökningar av lånekostnader.

För att beräkna skuldkvoten dividerar man bostadsrättsföreningens skulder med dess intäkter. Både skulder och intäkter finns i årsredovisningens resultat- och balansräkning. Skulderna kan kallas långfristiga skulder, skulder till kreditinstitut, fastighetslån eller liknande. Omsättningen är summan av intäkterna, vilket för en bostadsrättsförening är avgifter, lokalhyror, garageavgifter mm.

En bostadsrättsförenings skuldkvot brukar vanligen ligga mellan 1 och 15. Ju lägre värde desto bättre.

Som tumregel kan man säga att: under 5 = bra, över 10 = inte så bra. Föreningar med nybyggda fastigheter har ofta mycket höga skuldkvoter eftersom fastighetslånen inte har hunnit amorteras ner. Det är inget vare sig ovanligt eller konstigt i sig. Med hjälp av en långsiktig underhållsplan kan styrelser i dessa föreningar planera för den första underhållsvågen i god tid. För ombildade föreningar, dvs nybildade föreningar som köpt en äldre fastighet, kan det vara värre med en hög skuldkvot. I deras fall kan underhållskostnaderna snabbt bli mycket större än vad de räknat med, och möjligheten till finansiering med hjälp av ytterligare lån är mindre om fastigheten redan är högt belånad.

Skuldkvoten visar också föreningens räntekänslighet. Som riktvärde kan man beräkna att om räntan höjs med 1 procentenhet för en förening som har en skuldkvot på 15 så kan avgifterna behöva höjas med 15% för att föreningen inte ska gå back. Om räntan ökar med 3 procentenheter blir avgiftshöjningen hela 45%.